提高工作效率的十大方法

曹玉文

如果你工作不需要这些东西，只在家里使用Facebook，工作日的时候关掉Twitter.

    如果你正阅读本文而不是在给客户打电话或处理表单数据，那么你可能工作注意力不够集中。但你不是唯一一个。

    根据Salary.com最近的一项调查，平均每个员工承认在8小时的工作时间内，有两小时是浪费掉的，其中还不包括午餐或规定的休息时间。

    互联网可不是什么省油的灯。就像我们想要专注学习时，那个喊我们出去玩的室友，网络（以及电子邮件）每分每秒都提供那么多的消遣机会，要专心于高级别的任务简直是不可能的事。而由于很多项目模糊不清的界定，我们处在了工作与生活纠缠不清的无尽混乱中。我们可以在参加电话会议的时候预订去土耳其的旅行；也可以躺在墨西哥坎昆（Cancun）海滩的一条浴巾上发出工作邮件。

    经济伴随着我们注意力的消退而衰减，我们的任务越来越多，而时间越来越少。于是就有了工作效率专家。其中的佼佼者是戴维。艾伦（David Allen），2001年出版的《尽管去做：无压工作的艺术》（Getting Things Done： The Art of Stress-Free Productivity）（被其粉丝简称为“GTD”）一书的作者。提高工作效率没有一个包治百病的方法，但艾伦等专家提供了一些你可以现在就使用的有效技巧。

    以下是其中的十个。如果经济继续衰退，它们可能会帮助你保住饭碗。

    当心“一心多用”

    听起来有点有违直觉，不是吗？事实上，如果我们一天之内只检查一两次邮箱，而不是永无止境地去检查，我们都会变得更加高效，艾伦说。

    驯服你的“收件箱”

    科技做佣人的时候再好不过，但做起主人来就可怕了。艾伦说，如果回复或处理邮件的时间不到两分钟，那么立马解决。取消那每次收到新邮件都会闪烁的烦人的邮件提醒。少发一些邮件，这样你收到的也就少了：不要在邮件中长篇大论，也尽量少发邮件。

    清理你的思维

    你不需要打坐念经，但应该用几分钟时间来使思维平静下来，理清思绪，每天若干次。去楼下走走或仅仅离开你的电脑屏幕就是可以帮助你保持神清气爽。

    取消不必要的会议

    面对面的交流至关重要（邮件中充满了误读），但在保护你的时间时，一定要无情。回避每一个不必要的会议需求。

    学会说“不”

    “不”就一个字，但可能是最难出口的。还是如此，避免邮件。如果可以的话，尝试解决请求者的问题。

    下决心戒掉社交媒体

    如果你工作不需要这些东西，只在家里使用Facebook，工作日的时候关掉Twitter.

    列出清单

    工作效率专家非常推崇待办事项清单——这样你就不用再大晚上躺着，为某个想不起来但似乎遗漏了的重要的细节而担惊受怕。坚持列几个不同的清单：短期内必做事项和长期事项。另外，还要明确界定任务，选择可以表达出来的任务，并把它们表达出来。不要每天一开始就给自己设定一个不切实际的巨长的日程表，然后看着自己掉进陷阱。（也许这是常识，但我们多少次都做过这样的傻事？）

    设立系统性规划

    这一点甚至更加尝试，但还是常常被忽视。系统性规划——甚至是最简单的那种——都可以将你的大脑从各个任务中解脱出来，思考更加高级的事项。“管理一个清晰而完整的任务规划可以提高你的思维清晰度、注意力和控制力，”艾伦表示，“而且它为区分你的目标和哪些任务更加重要提供了关键背景。”

    清理桌面

    每个工作日都花15分钟清理你的桌面。每天都将不需要的东西扔掉，重要文件整理归档。艾伦建议说：每张纸都只碰一次，即刻处理，然后继续其他的活。

    利用你省下的时间

    提高工作效率不仅仅是为了保证任务能够完成，并且使过程中更有控制感。它是关于将时间解放出来，用于更深层次、更具创造性的思维——也许是关于新产品或者增加营收（或削减开支）的其他方法。在一天中各个时间段安排时间进行创造性思维——将手机调成静音、关上门，不去处理电子邮件，然后开始思考。

    是不是好一点了？