教你如何给招生官发邮件

许燕山

准备申请阶段少不了和学校的Admission Office打交道，而最常用的交流方式就是电子邮件。尽管回复邮件的招生官不一定就是负责录取的招生官，但是给学校留下好的第一印象还是非常重要的。那么，给学校发邮件有哪些技巧呢？

给学校发邮件的主题（subject）应该尽量简短，但最好不要空着不填。没有subject的邮件虽然不至于被忽略，但给人第一印象不是非常好，至少说明你没有花足够的心思在上面。如有紧急事情，建议使用urgent help之类的短语，简洁但很显眼。

在称呼上，首先要确定学校网站上的联系信息里有没有联系人的名字。如果有，强烈建议直接以该联系人姓名，比如Dear Mr. Barbrook代替泛泛的Dear Sir or Madam。当然，如果学校没有提供，则最好使用Dear Sir or Madam，或To Whom It May Concern。这里还有一个小技巧，一般大学工作和教职人员都有自己的邮箱，绝大多数和本人的姓氏有关，比如以姓氏和名字的部分组成。所以，当看到一个以某个人的名字命名的邮箱地址，那八成是这个人的工作信箱。

接下来是正文部分，还是一定要本着简练的目的。因为招生办公室的人一天都要看很多这样的来信，过于冗长繁琐的邮件让人本能反应就不舒服。而条理清晰、简洁明了的信会让对方在回答中透露出更多的信息。

正文的重点是逻辑清晰、条理清楚。这点不是很容易做到，因为一般我们有问题的时候才需要联系学校，而这种情况往往让我们心情焦虑，恨不得一下子把事情全部说清楚。但越这么想越容易把事情越说越糊涂。因此在写email前，应该把事情在脑子里理一遍，最好跳出来在旁观者的角度上看问题，前因后果都要想清楚。为什么会出现问题？它是什么原因造成的？一定要交代一下背景，如果一上来就是问题会让人摸不着头脑；但也不要走另外一个极端，在急急忙忙讲了一大堆事情后，什么问题都没问就结尾了。这样学校的负责人会不知所措，给出的建议的质量也要大打折扣。所以千万记得把事情陈述清楚以后，把问题清晰地罗列下来，这样方便别人一一作答，email的目的才能达到。

在罗列问题时候，最好也不要一股脑儿都搬上去，一下子十几条问题会吓倒对方的。最好的策略是，先从最紧要的问题开始，一封email最好不要超过3个问题。问题的归纳要注意条理，不要重复，具体而不要泛泛而谈。这样得到的答案才是最有效的。

记住在结尾部分另起一行写With my best regards。如果遇到逢年过节或者周末的，不要忘记加上一句Happy New Year或Have a good weekend，这样会让人觉得心情愉快。

一般学校在回复email方面还是反应很快的，而且有调查表明新兴的大学在这方面尤其突出。在收到回复以后，不管有没有用最好都回信表示感谢。

另外在回信中可以继续探讨之前没有说清楚的问题。这时最好直接点“回复”键回复，这样原文会被自动引用在下面，有助于使招生官回忆起你的情况。因为学校每天处理大量这样的信件，招生官是很难记住每个人都有什么样的问题的。